mozok.click » Інформатика » Електронний документообіг
Інформація про новину
  • Переглядів: 4825
  • Автор: admin
  • Дата: 18-09-2017, 10:01
18-09-2017, 10:01

Електронний документообіг

Категорія: Інформатика

2.1. Поняття електронного документообігу

Пригадайте, що таке текстовий документ. Які програми призначені для роботи з текстовими документами?

Робота з документами полягає у створенні оптимальних умов для всіх різновидів робіт, які можуть бути автоматизовані в офісі,— від моменту створення або отримання документів до моменту знищення або передачі в архів. Існують обов’язкові вимоги до створення та опрацювання несекретних офіційних документів незалежно від їхнього вигляду.

На рис. 1 наведено загальну схему роботи з документами.

В основу забезпечення роботи організації передусім покладено опрацювання документів.

Файл, повідомлення електронної пошти, сторінка сайта, база даних — все, що використовує користувач у своїй діяльності,— з технічної точки зору є електронним документом (ЕД). Носіями таких документів є засоби зберігання даних — від перфокарт до сучасних електронних засобів (рис. 2).

У зв’язку з розвитком інформаційно-комунікаційних технологій більшість робіт із документами сьогодні здійснюється за допомогою різноманітних технічних засобів (копіювальні апарати, сканери тощо). Обмін ЕД між підрозділами та організаціями здійснюють по комп’ютерній мережі.

Електронний документ — документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити.

Слово «документ» походить від лат. documentum — зразок, взірець. Документування інформації пройшло тривалий шлях від документа, що виник майже одночасно з появою писемності, до електронного документа, історія якого пов'язана з виникненням комп'ютера.

Порядок обміну електронними документами, правовий статус електронного цифрового підпису та відносини, що виникають під час використання такого підпису, визначено Законами України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», а також низкою нормативно-правових актів.

ЕД складається з двох частин: реквізитної і змістовної.

Реквізитна частина містить атрибути, які надають документу юридичної сили (електронний цифровий підпис, час створення та ін.).

Змістовна частина містить текстові, графічні дані, що опрацьовуються як одне ціле й становлять інформаційну сутність документа.

Оригіналом ЕД вважають електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом.

Електронний цифровий підпис — це особливий реквізит документа (рис. 3), який формується за спеціальними правилами криптографічного перетворення даних, надає йому юридичної сили та дозволяє встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі.

Подавши відповідну заяву та пакет документів, електронний цифровий підпис та підтверджувальний сертифікат можна отримати у відповідних центрах сертифікації.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності — з підтвердженням факту одержання таких документів.

Переваги впровадження електронного документообігу:

• доступність інформації, прозорість руху документів, відсутність потреби роздруковувати та зберігати паперові копії;

• пришвидшення процесу опрацювання документів;

• забезпечення оперативної й одночасної колективної роботи з документами, коли один і той самий документ може опрацьовуватися синхронно кількома працівниками.

Електронний документообіг регулюється певними нормативними документами як на національному, так і на міжнародному рівні.

Надалі в рамках знайомства з документообігом під ЕД будемо розуміти саме його змістовну частину. Під створенням ЕД розумітимемо створення нового документа за допомогою відповідних програмних засобів (наприклад, у текстовому процесорі), імпортування готового ЕД, перетворення паперового документа на його електронну копію (рис. 4).

Дайте означення електронного документа.

Поясніть поняття електронного документообігу.

Який обов'язковий реквізит надає електронному документу юридичної сили?

Опишіть життєвий цикл електронного документа.

Чим регламентуються порядок і організація електронного документообігу?

Наведіть приклади використання електронних документів у професійній діяльності і побуті.



2.2. Апаратні засоби для забезпечення електронного документообігу

З яким документом працювати зручніше: поданим у паперовому чи електронному вигляді? Пригадайте пристрої, які використовуються для введення даних у комп'ютер.

Незважаючи на значне збільшення обсягу інформації, кількість документів на паперових носіях невпинно зменшується, а на електронних — зростає. Це пояснюється розвитком сучасних технологій роботи з інформацією.

Для опрацювання ЕД використовують різні апаратні засоби: комп’ютери, об’єднані в мережу,— для передавання та сумісного опрацювання документів, принтери — для виведення документів на друк, а також пристрої для копіювання, ламінування та знищення документів.

Для переведення паперового документа в електронну форму використовують різні апаратні та програмні засоби. Процес зчитування інформації сканером називають скануванням.

Сканер (від англ. scanner, scan — пильно розглядати) — пристрій для створення графічного образу текстового документа та графічних зображень, поданих зазвичай на папері, та переведення в електронну копію.

За способом сканування сканери поділяють на планшет-ні, аркушопротяжні, ручні, барабанні, слайдові, планетарні. Найпоширенішими є планшетні сканери. Їх механізм вміщено в герметичний корпус зі склом зверху, на якому й розміщують об’єкт для сканування (наприклад, аркуш паперу або сторінка книжки) сканованою поверхнею вниз.

Назви сканерів складаються з назв фірм, які їх випускають. Найбільш відомими є Xerox, Hewlett Packard (НР), Canon, Konica Minolta.

Планшетні сканери існують як окремі пристрої, так і в складі багатофункціональних комплексів: принтер — копіювальний апарат — сканер — факс (рис. 1). Такі комплекси є найбільш поширеними.

Поява електронної документації є основною рисою розвитку інформаційного суспільства. У країнах Європи та в СІІІА багато років працює електронна система обігу документів. В Україні впровадження цих світових тенденцій (офіційно з 2003 року) стає дедалі більш актуальним, у першу чергу у сфері надання послуг.

У 1857 році було винайдено апарат «пантелограф». У 1902 році німецький фізик Артур Корн одержав патент на технологію фотоелектричного сканування, яка стала основою сучасних факсів та інших приладів.

Пригадайте, що таке роздільна здатність принтера, роздільна здатність екрана монітора.

Основними характеристиками сканера є оптична роздільна здатність, глибина кольору, швидкість сканування, формат сканованого документа.

Оптична роздільна здатність вимірюється в точках на дюйм — dpi. Зрозуміло, що чим більша роздільна здатність сканера, тим якісніші зображення можна отримати. Так, для сканування друкованого тексту достатньо встановити 300 dpi, що становить приблизно 12 точок на міліметр (значення 600 і 1200 dpi дають гарний результат сканування).

Матриця сканера — це той світлочутливий елемент, який приймає світло, відбите від об'єкта сканування. Властивості матриці суттєво впливають на характеристики сканера взагалі.

Глибина кольору вимірюється в бітах. Цей показник відіграє дуже важливу роль у випадку, коли потрібно відсканувати кольорове зображення. Він вказує, скільки кольорових відтінків може розпізнати сканер. Сучасні сканери характеризуються 48-бітною глибиною кольору, тобто можуть розпізнати 248 кольорових відтінків.

Для сканування можна встановлювати один із трьох режимів: кольоровий, відтінки сірого, чорно-білий.

Швидкість сканування вимірюється в кількості сторінок, які сканер може просканувати за одну хвилину, або в кількості секунд, потрібних сканеру для опрацювання однієї сторінки.

До характеристик сканера можна віднести і розмір поверхні для розміщення документа, що обмежує розмір аркуша паперу, з якого можна відсканувати документ.

Під час під’єднання сканера до комп’ютера треба встановити та налаштувати драйвер сканера. Сучасні операційні системи дають змогу автоматизувати цей процес. Розглянемо алгоритм під’єднання сканера до комп’ютера (ОС Windows за версією 8 і вище).

Іноді за типом матриці називають і типи сканерів: CIS-сканери (Contact Image Sensor — контактний датчик зображення), CCD-сканер (Charge-Coupled Device — пристрій із зарядовим зв'язком (ПЗЗ)).

Під'єднайте сканер до комп'ютера (зазвичай через порт USB), до живлення та ввімкніть кнопку живлення на сканері, якщо вона існує. Комп'ютер розпізнає сканер як новий пристрій і запустить драйвер сканера. Якщо з якихось причин комп'ютер не бачить сканер, вручну пропишіть місцезнаходження драйвера й запустіть його.

Покладіть документ для сканування на скло сканера (вниз потрібною стороною).

Відкрийте вікно Панель керування, виберіть Пристрої та принтери. У вікні, що відкриється, в розділі Принтери виберіть потрібний пристрій (рис. 2). Зелена галочка біля пристрою показує, що саме він вибраний для друку і сканування — за замовчуванням.

Викличте контекстне меню пристрою (рис. 3) та виберіть команду Почати сканування.

 

У вікні, що відкрилося, налаштуйте параметри сканування (рис. 4).

У прикладі вибрано такі налаштування:

• формат кольору — кольорове зображення;

• тип збереженого графічного файла — JPG (BMP, JPG, PNG або TIF);

• роздільна здатність — 300 dpi;

• яскравість і контрастність (збільшити за потреби).

 

Рис. 4. Вікно налаштування параметрів сканування

Налаштувавши параметри, почніть сканувати, клацнувши кнопку Сканувати.

Збережіть відскановане зображення у файлі — введіть ім'я файла у вікні, яке з'являється після завершення сканування.

Запустіть команду Попередній перегляд для перегляду відсканованого зображення.

Сьогодні цифрові копії документів можна отримати не лише за допомогою сканера. Заміною сканера стають смартфони, якщо вони мають потужну фотокамеру та програму для сканування. Можливо, такі документи й поступаються якістю, але цей спосіб швидкий і мобільний.

Графічний образ паперового документа в електронному вигляді також можна отримати з цифрового фотоапарата.

Які пристрої призначені для введення текстових і графічних даних у комп'ютер?

Яку роль відіграють сканери в процесі документообігу?

У якому форматі зберігаються відскановані документи?

Назвіть характеристики сканера.

На що впливає така характеристика сканера, як глибина кольору?

Чи є різниця між файлами, в яких зберігається один і той самий документ після сканування та фотографування?


2.3. Програмне забезпечення електронного документообігу

Відсканували два аркуші: один із фотографією, другий із віршем. Чи будуть відрізнятися формати збережених після сканування файлів?

Процес переведення текстового паперового документа в електронну форму складається з етапів сканування, розпізнавання, перевірки електронного варіанта на відповідність паперовому та збереження. Для цього існують різні програми розпізнавання тексту (рис. 1).

Програми розпізнавання тексту — програмні засоби, призначені для перетворення тексту, відсканованого з паперового носія, в електронний документ.

Вікна програм оптичного розпізнавання тексту мають типовий вигляд вікон офісних програмних засобів. На рис. 2 наведено вікно програми розпізнавання CuneiForm. Такі самі інструменти для перетворення паперового документа в електронний є в усіх програмах розпізнавання. У робочій зоні вікна міститься документ, який підлягає розпізнаванню.

Найбільш популярними програмами розпізнавання тексту є ABBYY Fine Reader, Solid Converter PDF, CuneiForm (безкоштовне програмне забезпечення), Microsoft Office Document Imaging. Існує онлайн-версія програми ABBYY Fine Reader, що дає можливість безкоштовно розпізнати і зберегти текст.

Після виконання команди Розпізнати (інструмент Розпізнавання) у вікні Текст відображається розпізнаний текст. Символи, графічні зображення, які програма не може однозначно визначити, в текстовому документі позначено кольором, який відрізняється від кольору решти символів (рис. 3).

Якщо у вікні Текст неправильно відображаються символи (наприклад, на місці літери стоїть символ «?»), це означає, що поточний шрифт не підтримується обраною мовою розпізнавання. Треба змінити тип шрифта на закладці Оформлення (меню Властивості — Параметри) у групі Шрифти і розпізнати документ заново.

Під час сканування книги використовують пакетний режим: спочатку сканують всі сторінки — за допомогою команди Сканувати кілька сторінок із меню Файл, а надалі всі їх розпізнають, скориставшись командою Розпізнати з меню Процес.

У вікні Текст із розпізнаним текстом можна працювати ще до збереження, як у текстовому редакторі,— виділяти, вставляти, видаляти, копіювати. Відсканований документ можна зберігати як файл у форматі RTF (із графічними об’єктами), TXT (текст без графічних зображень), HTM (гіпертекстова сторінка).

Яке призначення програм розпізнавання тексту?

Які програми розпізнавання ви знаєте?

У яких форматах можна зберегти розпізнаний текстовий документ?

Чи можна опрацьовувати програмою розпізнавання кілька сторінок тексту?

Як виділити ділянку, яка має бути в розпізнаному документі незмінною?

Від чого залежить вибір формату файла з відсканованим документом?

Практична робота № 2

Тема. Сканування графічних зображень (малюнків, ілюстрацій, фотографій, схем тощо). Використання програм оптичного розпізнавання тексту.

Завдання: відсканувати документ та розпізнати в різний спосіб.

Обладнання: комп'ютер зі встановленим програмним засобом для розпізнавання тексту; сканер; документи для сканування; файли з відсканованими документами.

Примітка. Бажано підготовити для сканування два документи: один із текстом в одну колонку, другий — із текстом у кілька колонок та ілюстраціями. Результати сканування зберегти у файлах файл1 та файл2 відповідно для подальшого розпізнавання.

Хід роботи

Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки.

Відкрийте програму розпізнавання тексту, дотримуючись указівок учителя.

Відкрийте файл1, який є результатом сканування першого документа.

Виберіть команду Виділення фрагментів тексту.

Виберіть команду Розпізнати.

Збережіть отриманий документ.

Відкрийте файл2, який є результатом сканування другого документа.

Запустіть команду автоматичного виділення текстових фрагментів, розпізнайте та збережіть документ.

Поверніться до команди Виділення фрагментів тексту. Виділіть фрагмент однієї з колонок тексту за допомогою миші — так, як виділяють прямокутні фрагменти в середовищі текстових редакторів.

Розпізнайте виділений фрагмент.

Збережіть отриманий документ.

Закрийте програму. Проаналізуйте якість розпізнавання тексту в трьох отриманих документах.

Зробіть висновки: в яких випадках

можна запускати автоматичне виділення фрагментів, а в яких краще виділяти за допомогою миші.


2.4. Програми автоматизованого перекладу текстів

Поміркуйте, чи можна створити робота, що володіє багатьма мовами. Якщо так, то де його можна використовувати?

Робота з документами в організації не обмежується переведенням паперових документів в їх електронний аналог. Чимало організацій мають закордонних партнерів, що зумовлює потребу в перекладі тексту документа на інші мови. Такий переклад можна доручити не лише професійному перекладачу, а й комп’ютерній програмі (рис. 1).

Автоматизованим перекладом називається процес перекладання тексту документа з однієї мови на іншу, який здійснюється спеціальними програмами.

Автоматизований переклад використовують, коли потрібно скласти уявлення про загальний зміст іншомовного тексту (інструкції, листи з електронної пошти, веб-сторінки з Ін-тернету), перекласти великий за обсягом фрагмент тексту з однієї тематики. Результати такого перекладу потребують подальшої перевірки та редагування людиною.

Автоматизований переклад класифікують за способом перекладання на машинний, статистичний, гібридний.

Машинний переклад має за основу словники та аналіз граматичних правил конкретних мов. Лінгвістичний опис двох мов дає можливість перекласти текст з однієї мови на іншу.

Статистичний машинний переклад побудований на наявності речень однією мовою й аналогічних речень іншою (так званих паралельних текстів). Якість перекладу залежить від об’єму бази паралельних текстів.

Гібридний машинний переклад поєднує можливості машинного (основа — слова і словники) та лінгвістичного перекладу (фрази, речення).

Технологія «Пам’ять перекладів» базується на порівнянні тексту, який потрібно перекласти, з готовими перекладами, які зберігаються в попередньо створеній базі перекладів. У загальному масиві текстів система знаходить сегменти, які вже одного разу перекладено, і бере переклад із бази перекладів.

У Microsoft Office для перекладання тесту передбачені команди стрічки панелі Рецензування, де, крім команд для перекладання, є команди для перевірки правопису на визначеній мові. Налаштувати панель Рецензування можна за допомогою команд Файл ^ Параметри ^ Настроїти стрічку, а потім у зоні Основні вкладки вибрати Рецензування.

Під час перекладання виникає потреба в перекладі як окремого слова, так і всього тексту, фрагмента або абзацу (рис. 2).

Ідею автоматизованого перекладу в сучасній формі розвинув Мартін Кей, піонер комп'ютерної лінгвістики.

У 1980 році він висунув тезу, що комп'ютер бере на себе рутинні операції і звільняє людину для операцій, що потребують людського мислення.

Щоб здійснити переклад, слід виділити текст, запустити команду Перекласти з групи Мова панелі Рецензування (рис. 3) або із контекстного меню для виділеного тексту відкрити область завдань Довідкові матеріали й вибрати з неї команду Переклад.

Ознайомимося зі списком команд режиму перекладання:

• запуск послуги онлайн-перекладання (для всього документа);

• режим миттєвого перекладання;

• режим запуску області завдань Довідкові матеріали (рис. 4) для налаштування параметрів перекладання та перегляду результату.

В області завдань Довідкові матеріали можна:

• вибрати мову, з якої перекладають і на яку необхідно перекласти текст (зона Переклад зі списками вибору мов);

• переглянути перекладений текст;

• задати режим вставлення перекладеного тексту: замінити виділений текст або скопіювати і вставити в будь-яке місце документа (запускається командою Вставити);

• перевірити правопис.

Як ви розумієте словосполучення «автоматизований переклад», «машинний переклад»? Навіщо потрібні програми-перекладачі?

Які технології використано в програмах-пе-рекладачах?

Опишіть алгоритм перекладання тексту.

Як викликають вікно Довідкові матеріали?

Наведіть приклади тексту, переклад якого можна автоматизувати, та приклад для перекладання людиною (поміркуйте над

прикладом — українською скоромовкою: «За піщаною косою сірий косий впав під гострою косою косої баби з косою»).

Перекладіть наведений текст на одну з іноземних мов. Покажіть переклад вчителю іноземної мови.

Історія українського народу дуже давня й розповідає про основну рису українців — любов до свободи та волі. Вона знайшла своє відображення не тільки в історичних документах, а й у піснях та художніх творах.

Практична робота № 3

Тема. Використання програм автоматизованого перекладу текстів.

Завдання: перекласти текст за допомогою програми, порівняти машинний переклад із власним. Обладнання: комп'ютер зі встановленою програмою для автоматизованого перекладу тексту, текстовий файл із віршами українських поетів та їх перекладом на одну з іноземних мов.

Примітка: бажано підготувати переклад тексту з домашнього завдання за § 2.4 (с. 20).

Хід роботи

Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки.

Запустіть програму Microsoft Word.

Введіть фразу «Шановний друже» і виділіть її.

На стрічці Рецензування клацніть кнопку Переклад.

У вікні, що відкриється, виберіть команду Перекласти виділений текст. В області робочого поля з’явиться область завдань Довідкові матеріали.

У зоні Переклад області завдань Довідкові матеріали виберіть мову, на яку ви перекладатимете звернення до друга.

Із списку Вставити виберіть команду Вставити — і ви побачите у своєму документі перекладену фразу.

Наберіть у робочому полі такий текст:

Історія українського народу дуже давня й розповідає про основну рису українців — любов до свободи та волі. Вона знайшла своє відображення не тільки в історичних документах, а й у піснях та художніх творах.

Перекладіть набраний текст на іноземну мову, яку ви вивчаєте, і порівняйте з вашим перекладом (див. домашнє завдання до § 2.4). Чи збігається перекладений вами текст і текст, отриманий після машинного перекладу?

Перекладений текст послідовно перекладіть на будь-які іноземні мови, а останній отриманий варіант — на українську. Наприклад, послідовність мов перекладу може мати такий вигляд: українська ^ англійська ^ польська ^ німецька ^ українська.

© Чи отримали ви в кінці «ланцюжка» перекладів початковий варіант тексту? Чи задовольняє вас вихідний варіант? Як ви вважаєте, чому отримано саме такий результат?

Завантажте файл із віршем Т. Г. Шевченка. Якщо такого файла на вашому диску немає, відкрийте новий документ та введіть текст:

Реве та стогне Дніпр широкий, Сердитий вітер завива,

Додолу верби гне високі,

Горами хвилю підійма.

Перекладіть текст на англійську мову й порівняйте з перекладом Івана Федоровича Вив’юрського, відомого під іменем Джон Вір.

The mighty Dnieper roars and bellows,

The wind in anger howls and raves,

Down to the ground it bends the willows, And mountain — high lifts up the waves.

Відкрийте новий документ і наберіть текст, який містить відомості про вас: Мене звати (ім’я та прізвище).

Я народився (народилась) у (місце й дата народження).

Я навчаюсь у (назва навчального закладу).

Перекладіть текст на англійську мову, а потім навпаки — на українську. Збережіть документ.

Зробіть висновки: який текст перекладається автоматично без спотворень; переклад якого тексту потребує редагування людиною; переклад якого тексту необхідно повністю доручити людині.

 

Це матеріал з підручника Інформатика 9 клас Руденко (поглиблений рівень)

 






^